御江帝景住宅一期交房方案【29頁】.doc
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1、(一)“御江帝景”一期入住方案(草案)一、 入住辦理現場的選址 集中辦理期:金華市婺江東路“御江帝景”會所1樓分散辦理期:“御江帝景”物業管理處臨時辦公室二、 入住辦理的時間集中辦理期:2010年 月 日至 月 日分散辦理期:2010年 月 日至 月 日三、 入住辦理環境的布置:物業公司于 月 日之前完成內外環境布置1、 前提:需開發商營銷部配合完成,具體如下:A、 客服部、行政部于交房前三天完成入住辦公現場的導示及現場布置。B、 工程部需于交房前三天之前在 辦理現場完成電話安裝、備用電源插座等工作。2、 內部環境布置。A、 入口處及大廳門口設置“御江帝景”物業標識的指示牌。B、 考慮到是集中
2、辦理,入住辦理現場人數可能會很多,在一樓大廳內設置休息區域及等候區域,并制作鮮明的標識系統。C、 在一樓放置一些展板,內容有:喬遷之函、“御江帝景”入住辦理流程、“御江帝景”業主入住須知、“御江帝景”入住收費標準、“御江帝景”車位租賃須知、“御江帝景”業主裝修須知、家庭裝修安全常識、“御江帝景”社區服務項目等。D、 每個崗位在辦公桌上用臺卡標明,便于與業主溝通。E、 每個工作人員佩帶“御江帝景”入住辦理工作人員胸卡。四、 人員配備1、 接待員1名(物業公司),主要做好業主接待、登記工作,協調各環節,掌握現場秩序使業主能按序辦理。2、 資料審核、發放員2名(物業公司),主要做好各類文表的發放及指
3、導業主填寫資料簽署協議,發放、同意辦理裝修通知單、鑰匙領取通知單、裝修申請表、業主情況登記表等相關文件。3、 收款員2名(物業公司),主要做好收取入住所需繳納的費用及其他費用。4、 鑰匙發放員2名(物業公司),主要做好各戶鑰匙、IC卡的發放及登記工作。5、 房屋驗收人員14名(物業公司),3人負責做好解答業主提出房屋質量問題及陪同業主進行房屋驗收工作。3人配合進行房屋驗收工作及通水試驗,另外,開發商還需現場配備水電工程師、土建工程師,各一名主要負責現場解答業主提問,現場協調整改。6、 驗房資料匯總人員2名(物業公司),主要對驗房資料進行整理歸檔,將房屋維修單統一發放至施工單位并督促工程維修進度
4、工作。7、 應急事件處理人員2名(物業公司),主要處理入住辦理現場的突發事件。8、 保安6名、清潔4名(物業公司),主要負責現場秩序的維護及現場的保潔工作。9、 小區維修1名,主要負責小區應急維修工作。10、 房地產客戶服務中心2名,負責解答業主有關提問,并接聽現場接待電話。11、 房地產財務部_1名,負責收費接款工作。12、 地產按揭組2名,負責合同審核、產證的辦理工作。13、 各施工單位負責人1名(項目部),負責接受物業管理部發給的房屋維修單,落實維修工作。14、 土建、水電工程師各1名,主要負責督促施工單位落實維修整改和現場解答業主提出的房屋有關質量、技術問題。15、 設計部設計師1名,
5、主要負責現場解答業主提出的有關設計問題。五、 入住辦理資料準備序號內容責任部門責任人完成時間1御江帝景入住情況登記表物業管理部2御江帝景入住文表簽收單物業管理部3御江帝景業主裝修申請表物業管理部4御江帝景前期物業管理服務協議物業管理部5御江帝景業主(臨時)公約物業管理部6御江帝景鑰匙領取登記表物業管理部7御江帝景住宅(商鋪)裝修管理協議物業管理部8 御江帝景物業管理服務費用收繳協議物業管理部9御江帝景車位租賃登記表物業管理部10御江帝景車輛管理規定物業管理部11御江帝景房屋業主驗收須知物業管理部12御江帝景業主房屋驗收單物業管理部13御江帝景住宅管道、地漏通水記錄物業管理部14御江帝景住宅衛生
6、間滲水試驗記錄單物業管理部15御江帝景業主驗房整改通知單物業管理部16御江帝景業主使用手冊物業管理部17御江帝景消防安全責任書物業管理部18御江帝景入住須知物業管理部19御江帝景入住通知書房產公司20御江帝景竣工驗收備案表房產公司21御江帝景新建住宅質量保證書房產公司22御江帝景新建住宅使用保證書房產公司六、入住流程圖入住接待處領取入住流程表合同審核處驗收房屋產證代辦處物業管理入住處交納各種物業費用 財務部結算房款、預交產證費、代辦費資料存檔領取鑰匙(二)“御江帝景”入住辦理流程金華市維多利亞物業管理有限公司是負責“御江帝景”物業管理工作的服務機構。為了更好地實施維多利亞物業“以人為本”的管理
7、理念,方便、快捷地為業主辦理入住,“御江帝景”管理處將為業主提供一條龍服務。一、 機構及人員設置。 在入住現場設置接待處、按揭、房款核算、資料審核處、收銀處、鑰匙發放處及驗房處,并配有專業人員進行接待、指導。同時,地產公司的項目部、設計部、將派專業工程人員前來協助工作,解決業主提出有關房屋質量方面的問題。二、 業主需攜帶資料1業主本人辦理所需資料 1)入住通知書; 2)購房合同; 3)交款收據; 4)業主身份證及業主圖章; 5)現金/支票(用于繳付維修基金及管理費等相關費用)。 2委托人辦理所需資料: 1)入住通知書;2)購房合同;3)交款收據; 4)現金/支票(用于繳付維修基金及管理費等相關
8、費用) 5)業主委托書; 6)業主、委托人身份證及復印件、圖章。 入住操作流程圖接待-按揭-房款結算-資料核驗-入住資料發放及填寫-交納相關費用-房屋驗收-領取進戶門匙(房屋整改)-完成入住手續業主本人應攜帶如下資料:1、入住通知書;2、購房合同書;3、交款收據;4、業主身份證及圖章;5、現金/支票(用于繳付維修基金及管理費等相關費用)。委托人還應攜帶委托書及業主、委托人身份證、及復印件 接待人員接受辦理手續 審核合同總價,填寫房屋交接書,交接產證辦理資料 按揭員 房款清算員交驗入住通知書、購房合同書、交款收據及身份證、圖章;發放業主生活手冊、裝修須知、裝修申請表、業主情況登記表等相關文件;房
9、款結算,收取產證辦理費、代辦費 資料審核、發放員 簽收入住文表簽收單,簽署公共契約交清所有入住費用 收款員 驗 驗收合格領鑰匙驗房、抄水電表,填寫房屋驗收文表雙方確認 在房屋維修通知單上填寫返修項目 鑰匙發放員 存在質量問題 再次驗收,請業主在房屋維修通知單上簽字資料存檔 三、 入住辦理程序1 接待1) 接待人員有禮有節、不卑不亢,以良好的”御江帝景”物業人的精神風貌歡迎業主的光臨,并祝賀喬遷之喜;2) 向業主介紹“御江帝景”的概況,并講解入住手續的辦理程序,協調各環節,掌握現場秩序;2 資料審核發放1) 資料審核人員需請業主出示入住通知書、購房合同、交款收據及業主身份證、圖章(委托人還需委托
10、書及身份證),并認真核對;2) 核對完畢后,向業主發放、“御江帝景”住宅裝修須知、裝修申請表、住戶情況登記表,并指導業主進行填寫;3) 核對完填寫內容,確認無誤后,業主需簽收入住文表簽收單及簽署公共契約等協議.4) 如業主需申請租賃車位和增辦IC卡,則在車位租賃登記表和IC卡登記表上進行登記;5) 資料審核員在“入住通知單”上加蓋“已核對”印章,向業主說明此環節已完成,請到“收銀處”,并致謝! 3收款1) 收款員確認業主為“入住通知書”持有人,收下“入住通知書”;2) 向業主講明要交付的費用及收費標準等,同時解答業主提出的管理費依據、構成、用途等問題。收取相關費用,開據收據;3) 在“同意辦理
11、裝修通知單”上簽字;4. 驗房。1)驗房人員攜帶好房屋驗收文表引導業主前往所要驗收的房屋;1) 驗房人員陪同業主進行住房管道、地漏通水、衛生間滲水試驗及房屋設備的驗收,并及時在房屋驗收文表上做好記錄以及業主的簽字認可;2) 驗房人員會記錄水、電、表的底數,請業主在房屋驗收文表上簽字確認。對于需返修的房屋,在業主驗房整改通知單上填寫返修項目及業主聯系電話,告知大概返修及完工時間;3) 返修結束,通知再次驗房。業主驗收沒有問題后,在業主驗房整改通知單上簽字確認。至此業主可以正式入??;4) 資料匯總在同意鑰匙、IC卡領取通知書上簽字;5. 鑰匙領取。5) 鑰匙發放員驗看交款收據及鑰匙領取通知單,確認
12、業主交完全部費用后,發放鑰匙并請業主在鑰匙領取登記上簽字。2)如驗收房屋沒有通過,需維修的,鑰匙發放員會收回鑰匙并保管好。四、 裝修辦理。1、 業主應和裝修工程隊到管理部進行裝修申請,填寫裝修申請表。為了保障業主的利益和房屋結構的完整,管理部將嚴格審核裝修申請表內容,并要求施工隊提供:施工隊營業執照、資質證書、裝修合同及裝修施工圖。2、 管理部審核確認之后,向施工隊發放御江帝景住宅裝修須知、施工告示牌。3、 施工隊為施工人員辦理臨時出入證10元/人。建筑裝潢垃圾清運費:根據金華市關于明確市區環衛體制調整后居民生活垃圾清掃清運費有關事項的規定【2002】21號文件執行。4、 管理處對裝修隊發放裝
13、修許可證和施工人員出入證。5、 為了便于今后物業的管理和小區整體形象的美觀,工程部和客服部需經常派專業技術人員對裝修隊進行管理(包括空調的安裝、預留孔的改動等)。6、 管理人員每天將對裝修戶進行巡查,記錄當天的裝修項目。為了保障業主的生命及財產安全,我們的管理員將及時阻止諸如:擅自改變房屋結構、用途、外貌或進行擴建。要在第一時間消滅事故的苗子。7、 業主裝修結束以后,裝修管理人員對房屋進行退場驗收,檢查垃圾清運是否完畢,外觀是否損壞。退場驗收合格后,對業主裝修資料交資料保管員存檔。至此,裝修結束。 (三)“御江帝景”交房期間工作安排( 月 日 至 月 日) 一 客服、財務部交房前一月1. 聯系
14、開發商將有關交房等業主信息資料移交物業。2. 將交房的房屋以幢、單元為單位建立信息資料檔案。3. 將業主需交物業管理服務的費用以戶列出具體清單。4. 采購交房所需要的物品(檔案袋,由物業公司存檔;大號文件塑料袋房業主資料;小號文件塑料袋房鑰匙等物品)。5. 根據小區的實際情況編寫和印制業主(臨時)公約 業主使用手冊 住宅(商鋪)裝修管理協議 住宅裝修須知 入住通知單 住戶情況登記表 入住須知 消防安全責任書 前期物業管理服務協議。6. 交房物業核對清單轉交給開發商并和交房通知一起快遞給業主。7. 將入住指南交開發商并和通知書一起快遞給業主。交房前二周1. 做好交房前的一切準備工作。2. 做好各
15、項培訓工作(答客問、業務知識、禮儀規范、交房流程等)。3. 進行交房模擬操作演練。二、 保安部交房前一周1. 做好各項培訓工作,監控、消控設備的操作、答客問、禮儀規范,熟悉小區環境重要設施設備位置等。2. 抽調6人做好交房驗房培訓工作,參加工程部的一房一驗工作,今后參與工程部交房陪同業主驗房工作。3. 制定保安有關規章制度、工作指導書、應急預案等。交房前一周1 對已制定的規章制度、工作指導書、應急預案等培訓做好相關記錄。2 協助其他部門做好交房前的準備工作。3 聯系當地警署、管轄片警、城管等部門并與其建立良好溝通關系。交房前三天1. 做好業主進戶門、單元門的鑰匙和門禁卡的發放登記單據準備工作。
16、2. 登記水、電、煤付費通知卡或單據。3. 交房前一天,前將所有需要交業主的鑰匙、門禁卡、水、電、煤付費通知卡或單據,打包入塑料文件袋,以幢單位按戶有序存放。4. 制定交房期間的保安崗位職責及人員安排。三、 工程部交房前二周1. 對所需交的房屋進行一房一驗并對房屋進行逐戶確認收房。2. 工程部經理要將每天驗房中存在的缺陷及整改情況以書面報告總經理及開發商相關人員。3. 熟悉小區設施設備,照明燈具等開關位置。4. 工程部經理制定每周工作計劃,執行每天必須要完成的工作事項。 四、 交房操作流程1. 驗證組 收房款、辦證費用財務組 收物業管理等費用財務組 簽訂各項協議組 驗房組 鑰匙發放、領取組。2
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